団体イベントを開くメリットや開催方法・ポイントを解説！

団体イベントを開催したいと思っても、具体的に何から始めたらよいのか分からない方もいるのではないでしょうか。団体イベントではイベントを企画する担当者が、イベント開催までの流れをしっかりと把握し準備を進めていくことが重要になります。

当記事では、団体イベントを開催するメリットや開催する方法、団体イベントを開くときのポイントを紹介します。団体イベントを開催したいという方は、ぜひイベント開催準備の際にお役立てください。

団体イベントと一口に言っても、内容や目的により種類はさまざまです。団体イベントは、「社内イベント」「社外イベント」の2つに大きく分けられます。団体イベントを開催するメリットは、それぞれ異なります。

社内イベントと社外イベントのメリットは、下記の通りです。

社内イベントは、社員の働きやすさにつながるメリットが多いことが特徴です。社外イベントは、見込み顧客や既存顧客へのアプローチを通じて売上アップにつなげることができます。

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団体イベントを開催するには、イベント企画者がイベント開催までの流れをしっかりと把握しておくことが大事です。全体の流れをイメージした上で、ステップごとにポイントを押さえてイベント企画書を作成しましょう。

団体イベントの開催までの流れと具体的な開き方を解説します。

イベント企画では、まず開催の目的を明確にしましょう。目的をはっきりさせた上で企画を考えることで、団体イベントのメリットを高めることができます。

イベントの開催目的を明確にするために、下記の3つを意識しましょう。

イベント成功に向けた適切な計画を立てるためにも、ターゲットと目指すべきゴールを具体的にイメージしておく必要があります。開催目的が決まったら、イベント本番まで方向性がブレないように注意しましょう。

ターゲットや開催の目的に合わせて、開催日と開催場所を決定します。開催する側の都合だけでなく、ターゲットが参加しやすい日程や開催場所を考えることも重要です。

開催日と開催場所の決定では、下記のポイントに注目しましょう。

例えば「遠方からの参加者もいるため午後に開催する」「若年層が多いためSNS映えする場所にする」など、ターゲットを具体的にイメージすると開催日と開催場所を決めやすくなります。また、おおまかなイベント参加人数や必要な機材を確認することも大切です。

イベント開催の目的・開催日時・開催場所が決まり次第、具体的なイベントの内容を検討します。事前にターゲットが興味を持っていることや知りたいことをリサーチしておくと、イベントの内容を決めやすくなります。

団体向けイベントのスタイルには、講義型・参加型・交流型などがあります。それぞれの特徴は、次の通りです。

知識を深めたいときは講義型、経験を求めたいときは参加型、コミュニケーションの促進が目的であれば交流型がおすすめです。

参加型イベントとは？企画に役立つ事例4つと成功させるコツも！

せっかく魅力的なイベントを企画しても、情報公開が不十分だと目的達成が難しくなります。開催日時・開催場所・内容が決まった段階で、早めにイベント情報を告知しましょう。

イベント告知で伝えておきたい主な内容は、下記の通りです。

メールやSNS、ホームページやDMなど、ターゲットがよく利用する媒体で告知することで、参加者を集めやすくなります。

イベント開催当日は、事前に準備しておいた運営マニュアルに沿って実施します。目的を達成できるように、参加者への気配りを忘れないようにしましょう。

イベント終了後は、参加者へお礼を伝える手紙やメールを送るのがおすすめです。ホームページに写真を掲載するなどイベントの実施報告をすることで、参加できなかった方にもイベントの様子を伝えられます。

また、企画者を中心にイベント運営スタッフで振り返りをすることも大切です。悪かった点や良かった点、今後の課題などを具体的にまとめておくと、次回のイベント開催時に役立てることができます。振り返りには、KPT法やYWT法などのフレームワークの活用が便利です。

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団体イベントを開くにあたりどのような内容にするか迷ったときは、イベント企画の会社に頼るのも1つの手です。実績がある企画会社に依頼することで、人が集まるイベントを提案してもらえます。

「タカラッシュ」では、企業PRや地域活性化につながる謎解き・宝探しイベントの他に、コミュニケーションを活性させる団体向けのチームビルディングイベントを手掛けています。さまざまな仕掛けがあり、幅広い年齢層が楽しめることが魅力です。

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団体イベントを開いて成功させるには、参加者の立場に立った企画と運営を行うだけでなく、他にはないオリジナリティあふれる内容を意識することがポイントです。

団体イベントを成功に導く4つのポイントを解説します。

イベントを成功させるには、参加者にとってメリットがある内容にすることが大切です。「おもしろい」「楽しい」という気持ちになるだけでなく、参加することで具体的に得られるメリットがあれば参加者の満足度もさらに向上します。

具体例としては「コミュニティが広がる」「気になっていた商品やサービスを実際に体験できる」「イベント割引が利用できる」などです。イベントに参加する前と比較して、参加者にプラスの変化を実感できることが理想的です。

イベントの内容には、他にはない独自性が求められます。開催目的や参加者へのメリットを深く考えたとしても、イベント内容がありきたりではターゲットに興味を引くことは難しいでしょう。

独自性のあるイベント企画では、ターゲットのニーズを踏まえつつ、季節性やトレンドを取り入れることがポイントです。自社の事業との親和性も意識すると、魅力的な独自のイベントを考えやすくなります。

参加者が安心してイベントを楽しめるように、開催日や開始時間に予定通り進行し、時間にずれが発生しないように注意しましょう。

時間管理を徹底するには、イベントスケジュール表の作成が効果的です。まずはイベント開催に向けたタスクを整理し、開催日から逆算して実施すべきことを1つずつ進めます。各担当者との連絡を密に取り合い、タスクに遅れが生じないよう管理することも重要です。

イベント当日は、進行表に記載された所要時間を目安にイベントを開催します。参加者や借りている施設の迷惑にならないように、終了時間は守りましょう。

事前にトラブル発生時や緊急事態の対応を決めておくことも大切です。どれだけ事前準備を徹底していたとしても、トラブルや緊急事態が起こる可能性は十分にあります。

想定されるトラブル・緊急事態は、下記の通りです。

事前にトラブルや緊急事態が発生したときの担当者を決めておき、情報共有の仕組みを作っておくと、迅速かつ冷静に対応することが可能となります。

団体イベントは社内イベントと社外イベントに分けられ、社内イベントは社員の働きやすさの向上、社外イベントでは顧客へのアプローチを通じて売上アップが期待できます。

団体イベントを開く際は、イベント企画者が開催までの流れをしっかりと把握することが大切です。イベントの内容には参加者がイベントを通じて参加するメリットを実感できる魅力的な内容にしましょう。ターゲットのニーズを踏まえて季節性やトレンドを取り入れると、独自性のあるイベントにできます。

タカラッシュでは、さまざまな謎解き・宝探しと組み合わせた団体イベントを手掛けています。イベントの内容が思いつかずお困りの方は、ぜひ気軽にご相談ください。

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