イベント企画書とは？具体的な書き方と企画書作成のポイント

イベントを開催するには、イベントの目的や内容を社内外の人々に伝える必要があります。その際に作成するのが、イベントの概要をまとめた「イベント企画書」です。イベント企画書は、企画者と関係者の医師の齟齬をなくす、意思疎通を図るツールとしても利用されます。

当記事では、イベント企画書の具体的な書き方と作成するためのポイントを紹介します。分かりやすいイベント企画書を作るためには、コツを押さえて作成することが重要です。これからイベント企画書作成を担当する方は、ぜひご一読ください。

イベント企画書とは

イベント企画書とは、実施したいイベントの概要や内容をまとめた書類です。イベントの開催には、社内での承認や協力企業の募集など、規模に応じてさまざまな人や組織の協力が必要です。そのため、企画段階で関係者にイベントの目的や内容、実施方法などを詳しく伝え、承認や理解を得る必要があります。

イベント企画書は、社内外の関係者に対するプレゼン資料としての役割を果たします。また、関係者全員と効果的に企画内容の齟齬をなくす意思疎通を図るための重要なツールです。

いずれの目的を達成するにせよ、イベント企画書は誰が見て分かるようにイベントの内容を明確にまとめる必要があります。

イベント企画書の書き方・書く内容

イベント企画書の作成にあたっては、次の「6W2H」を意識することが大切です。

• 6W
  When（いつ）・Where（どこで）・Who（誰が）・Whom（誰に）・What（何を）・Why（なぜ）
  
  
• 2H
  How（どのように）・How much（いくらで）

6W2Hの「Why」を表すのが、イベントの目的です。目的はイベントの6W2Hすべてにかかわり、イベントの基盤となる重要な要素です。目的を設定する際には、ほかの6W2Hを考慮し、できるだけ具体的に掘り下げて書くことが求められます。

イベントによってターゲット層や実施方法などが異なるため、それに応じて目的も変わります。また、目的の一部として、イベント参加者に期待するアクションを想定しておくのも重要です。

イベント主催者の規模によって実現できる目的も異なります。現実的に達成可能な目標を設定しましょう。

イベントの内容

イベントの内容は6W2Hのうちの「What」に該当する項目で、参加者に提供するコンテンツ内容を記載します。イベント内容は、目的やターゲット層など、ほかの6W2Hに基づいて決定しましょう。

イベント内容が決まれば、必要な人員や物資、予算などを把握できるようになります。

イベントのターゲット層

イベントのターゲット層は、イベントの内容や実施方法などを絞り込むのに重要で、6W2Hでは「Whom」に該当します。ターゲット層は、年齢や性別、学生か社会人か、見込み客かリピーターかなど、さまざまな属性を考慮して決定する必要があります。

ターゲット層を絞り込む際は「30～40代の男性」のような大まかな決め方ではなく、「IT企業に務める斎藤一成（さいとう かずなり）37歳」など具体的なペルソナを設定することでより効果的なイベントを企画できます。ターゲット層の選定に迷った場合は、過去の類似イベントを参考にするのがおすすめです。

イベント開催までのスケジュール

イベント開催のスケジュールは、「When」にかかわる要素です。まずイベントの実施時期や開催日を決定し、それに基づいて何をいつ準備するのかを企画書に記載します。

開催日については日付だけでなく曜日や時間帯も考慮しましょう。ターゲット層によって参加しやすい曜日や時間が異なるため、イベントの集客に影響します。週末のほうが集まりやすいイメージがありますが、場合によっては平日のほうが適している場合もあります。

イベントの告知や参加者募集のスケジュールも成功に影響するため、イベントの1か月半～2か月前を目安に告知を行うのがよいでしょう。スケジュールに余裕を持つことで、参加希望者の人数が少ない場合にも、追加募集の対応が可能になります。

イベントに必要な費用・予算

イベントの効果を明確に示す要素が、費用対効果です。企画書には、イベント開催に必要な費用や予算についても明記する必要があります。

費用対効果を分かりやすくするには、費用・予算を収支表形式で記載しましょう。費用や予算は可能な限り詳細に記載し、全体的な費用と内訳がひと目で分かるようにすることが大切です。詳細に記載すると企画書の説得力が増し、イベント企画の承認が得られやすくなります。

イベントにかかる費用の内訳は多岐にわたるため、必要な項目を網羅した上で経費を正確に計算します。イベントにかかる費用の例としては、人件費・機材費・広告宣伝費などが挙げられます。

イベントの開催場所

イベントの開催場所は、ターゲット層や開催する地域に応じて決定します。イベントの規模も開催場所の選定に影響するため、想定される参加者数と会場の収容人数も考慮に入れる必要があります。オンライン開催の有無も、同じように慎重に検討しましょう。

開催を希望する場所によっては、施設の予約が必要です。開催場所は早めに検討を開始し、必要事項を施設に問い合わせた上で、企画書に記載しましょう。

イベント関係者・運営体制

6W2Hの「Who」にあたるのが、イベント関係者や運営体制です。イベント企画の承認を得る段階や、実施段階のどちらにおいても、イベント開催の責任者を明確にしておくことが重要です。企画書作成時に協力者を確保できている場合は、関係者としてその名前や役割を記載しましょう。

関係者間での役割や配置、外部委託先などが決まっている場合も、企画書に反映します。会社の部署・組織でイベント運営に関わる場合は、運営組織図を企画書に掲載することで、関係者全体の役割や責任がひと目で把握できるようになります。

イベントの開催方法

6W2Hの「How」に該当するのが、イベントをスムーズに開催・進行するための具体的な方法です。イベントの進行が円滑であるかどうかは、参加者の満足度やプロモーションの成功に大きく影響します。

事前に決めておくべき開催方法としては、スタッフ間の連絡方法や情報共有の方法、参加者の案内・誘導といった対応などが挙げられます。また、有事の際に備えた避難経路の検討も、参加者にとって安心感を提供し、イベントの満足度を向上させる要因となります。

会場設営や進行に関する具体的な計画を立て、曖昧な点がないように企画書に記載することが重要です。具体的な計画を記載すると予期せぬトラブルの際にも対応しやすく、イベントの成功につながりやすくなります。

イベント企画書作成のポイント

イベントの企画を通しやすくするためには、企画書の内容だけでなく、いくつかの重要なポイントを押さえることが必要です。以下では、イベント企画書作成にあたり、企画が通る可能性を高めるためのポイントを紹介します。

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