懇親会とは？開催の目的や種類・当日の流れ・案内状の書き方を解説！

懇親会とは、職場やコミュニティ内の参加者が親交を深めるために開催されるカジュアルな交流イベントです。通常、食事や飲み物を囲んで自由に会話を楽しむ場が設けられ、参加者同士がより親しくなることを目的としています。懇親会は、初対面の人々が親睦を深める絶好の機会であり、仕事や趣味に関する情報交換も活発に行われるのが特徴です。

当記事では、懇親会と親睦会・懇談会の違い、社員懇親会や内定者懇親会といった懇親会の種類、懇親会当日の主な流れ、さらに案内状・お礼メールの書き方とマナーを解説します。

懇親会とは？

懇親会とは、参加者同士が打ち解け、親睦を深めたり情報交換したりすることを目的として開催される交流会を指します。料理を囲んで歓談する流れが一般的で、簡単なゲームを楽しむ場合もあり、カジュアルな雰囲気です。近年はオンライン懇親会も開催されるようになりました。

似たような言葉に親睦会や懇談会があるため、懇親会との違いがよく分からない方もいるでしょう。ここでは、懇親会と親睦会・懇談会の違いについて解説します。

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懇親会と親睦会は同じような意味を持つ言葉ですが、以下のような違いがあります。

ただし、両者は厳密に使い分けされているわけではありません。仮に、親しい関係者同士で集まる会を懇親会と呼んでも、大きな問題になることはないでしょう。

親睦会との違い

懇談会は、特定のテーマに沿って話し合うことが目的の会です。懇親会ほどカジュアルではありませんが、会議ほどかしこまった雰囲気もないことが一般的です。

会社では職場懇談会、学校では教師と生徒、保護者を交えて行う三者懇談会やクラスの課題を話し合う学級懇談会などがあります。

懇親会の種類

懇親会は、主催する組織や集団に応じていくつもの種類があります。たとえば、主催者が会社であれば社員懇親会や内定者懇親会、地域の自治会であれば地域懇親会などです。

ここでは、主な種類別に開催の目的や参加者などについて解説します。

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社員懇親会

社員懇親会は、会社が複数の部署やチームの従業員を集めて開催する会です。主な開催目的は以下の通りです。

• 職場やチーム内のコミュニケーションを活性化し一体感を高める
  
• 他部署からの異動や中途採用で新しく加わったメンバーと関係を構築する
• 社員のガス抜きやストレス発散の場を設ける

組織が利益を生むためには、社員が同じ方向を向いて業務に取り組むことが欠かせません。そのためには、社員同士で活発なコミュニケーションが取れる関係の構築が不可欠です。

 

社員懇親会は、既存社員や新入社員が互いを知り、円滑にコミュニケーションが取れる関係を築くことを目指して開催されます。その点で、食事会や飲み会とは異なります。

 

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内定者懇親会

内定者懇親会は、内定を出した学生や新入社員を対象として開催する会です。内定者たちの入社意欲を高めるため、以下のような目的で開催されます。

• 内定者に入社前の会社の雰囲気や社風を知ってもらう
  
• 内定者同士で親睦を深め、入社前から仲間意識を持ってもらう
• 会社に知り合いをつくることで、入社や仕事に対する緊張や不安を和らげる
  

入社後に自分が働くイメージをつかみやすいように、内定者だけではなく年齢の近い若手からベテランまで既存社員にも参加してもらうケースが一般的です。

 

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地域懇親会

地域懇親会は、地域のために活動する方が参加し親交を深める会です。自治会や町内会、子ども会、PTAなど地域の組織に所属するメンバーが対象で、以下のような目的で開催されます。

• お互いの顏や存在を知り交流することで、地域で問題が起こったときに協力して解決しやすくする
  
• 協力してイベントを実施できる下地をつくり、地域活性化を図りやすくする

地域懇親会以外にも、地域の特性を生かしたイベントを実施して企業PRにつなげた事例も数多くあります。詳しくは以下のリンクをぜひご参照ください。

 

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保育園・幼稚園・学校の懇親会

園や学校に子どもを通わせている保護者を対象に開催される会です。主に以下のような目的で開催されます。

• 保護者同士の交流
  
• 先生との意見交換
  

保護者側にとっては子どもの友人の親御さんと直接話す機会が持てたり、先生から教育や子育て、成長に関するアドバイスを得られたりする有意義な時間です。先生にとっても、担当する園児や児童の保護者の人となりや考え方を知る機会になります。

 

保育園や幼稚園以外でも、大学の新入生向けのオリエンテーションでイベントを活用して交流促進につなげた事例があります。イベントの詳細は、以下のリンクをご覧ください。

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懇親会当日の主な流れ

 

種類によって細部に違いはあるものの、懇親会のおおまかな流れはほぼ同じです。ここでは、一般的な進行の流れを紹介します。

1. 開会の挨拶
   まずは、司会から開会の挨拶です。最初に会への参加に対してお礼を述べます。その後、主催する目的を簡単に伝え、開会宣言をします。
2. 主催者・来賓の挨拶・乾杯
   次いで、会の代表者など、主催者の中で上位の立場にあたる人から挨拶をします。もう一度参加者にお礼を述べ、手短に挨拶します。来賓を招いている場合は、代表者挨拶の後に一言いただくケースが一般的です。その後、参加者全員に起立をうながし、乾杯します。
3. 食事・歓談
   乾杯が終わったら、参加者に自由に食事や歓談を楽しんでもらう時間です。
4. 閉会の挨拶
   最後に閉会の挨拶をして終了します。会社の懇親会では手締めで閉会するケースも少なくありません。手締めとは掛け声に合わせて手拍子を打つ風習で、1本締めや3本締めがあります。二次会を予定している場合は、挨拶のときに会場や時間を案内します。

飲食と歓談を楽しむだけでは、顔見知り同士で集まってなんとなく会話して終わる可能性があります。それでは親睦を深めるという会の目的が果たせません。そこで、食事・歓談タイムを2回に分け、間にゲームやレクリエーションを楽しむ時間を企画するのもおすすめです。

 

余興を通して共通の話題ができ、その後の食事・歓談タイムでは初対面だった参加者同士が話しやすい雰囲気になるメリットがあります。実施するゲームやレクリエーションは、シンプルなルールで参加者同士が協力してできるものを選ぶのがコツです。

 

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懇親会の案内状・お礼メールの書き方とマナー

懇親会を開催する場合、幹事は対象者に案内状を送付してお知らせしましょう。懇親会の案内を受け取った場合は速やかに返信します。また、参加した後はお礼のメールを送るのが基本マナーです。

 

ここでは、案内状や案内に対する返信、お礼メールの書き方について解説します。

 

案内状の書き方

案内状は、以下のポイントに注意して作成しましょう。

 

	社内懇親会	社外懇親会	プライベートな懇親会
送付のタイミング	・懇親会開催の1～2か月前を目安にする ・遅くとも2週間前までに出す
記載する内容	・開催の趣旨 ・日程 ・具体的な場所・地図 ・会費額と徴収方法 ・出欠の返事の締め切り日時 ・キャンセルする際の規定 ・問い合わせ先
書く際のポイント	・メールで案内する場合は「拝啓 ○○の候～」といった挨拶文は省略する ・他のメールに埋もれないよう、件名に「懇親会」と記す	・フォーマルな会の場合は郵送で送る ・「拝啓」から始まる前文をきちんと記載する ・カジュアルな会はメールでもよく、挨拶文も親しみやすい内容にする	・SNSで連絡する場合、挨拶は省略してよい

 

案内状への返信方法

主催者側の準備があるため、案内状を受け取ったら早めに返信します。以下は、メールで案内を受け取って返信する際の注意点です。

• 件名は書き直さず「Re:」がついた状態のままにする
  
• メール冒頭には担当者の名前＋様を明記する
  
• 挨拶文は、社内向けは「お疲れ様です」、社外向けは「お世話になっております」とする
• 案内に対するお礼を一言述べる
• 欠席する場合は簡潔に理由を述べて断る

お礼メールの書き方

参加者側は、懇親会に参加した後にお礼のメールを送るのが一般的なマナーです。以下のポイントを押さえ、主催者に忘れず送付しましょう。

• 送付のタイミング
  ・早ければ早いほどよく、懇親会参加の当日に送るのが理想
  ・遅くても翌々日までに送る
  ・会社関係の場合は相手の休日は避け、休み明けの営業時間内に送る
• 件名
  ・件名は相手がすぐに内容を把握できるように「懇親会のお礼」などとする
• ポイント
  ・お礼の言葉と「楽しいひとときが過ごせました」など感想を簡潔に述べる

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まとめ

懇親会とは、仕事や趣味、地域活動などで関わる人々が集まり、親交を深めるためのイベントです。カジュアルな雰囲気の中で、料理や飲み物を楽しみながら、参加者がリラックスして話せる場が設けられます。懇親会の目的は、関係者同士がより良いコミュニケーションを図り、協力関係を築くことです。

 

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