イベント企画成功のポイントは？企画のアイデアや進め方・事例を紹介

社外イベントは、顧客や取引先に対するアピール手段の1つとして行われます。アピール内容や目的は大きく分けて「自社の認知度向上」「販売促進」「社会への貢献」の3種類です。

各目的の主なアイデア例は、下記の通りです。

【目的別】社外イベントのアイデア例

自社の認知度を向上させたい場合、記者会見などプレスリリースで直接的にアピールするほか、なんらかのイベントで間接的に関連性を伝える方法があります。販売促進も、取引先や幅広い顧客に直接アピールする商談会、商品プロモーションなどのほか、ファン層からの情報拡散を狙うプライベートショーなど手法はさまざまです。

近年は世界的にSDGs（持続可能な開発目標）への関心が高まっており、企業側も社会貢献の一環としてエコやチャリティーを取り入れたイベントを開催しています。

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イベントは、企業や自治体、団体などが過去に開催した事例がいくつもあります。企画のアイデア出しで迷ったときは、過去に開催されたイベント事例を参考にしましょう。

ここでは、イベント企画で参考にしたい事例を7つ紹介します。

世界的に有名な自動車メーカー「トヨタ」は、自社が運営する博物館で子ども向けの社外イベントを開催しています。リアル謎解きイベントの第1弾として、「トヨタ博物館探偵事務所　タイムスリップ入団試験」が2021年に開催されたことが始まりです。

出典：トヨタ博物館「トヨタ博物館探偵事務所　タイムスリップ入団試験」

イベント開催の目的は、入館者に自動車産業への関心を高めてもらうことです。同時に、繰り返し来館したくなるようなイベントを開催することで、年間パスポートの販売促進にも役立てています。

神奈川県中井町が110周年記念事業の一環として行ったイベントが、リアル宝探し「なかい里都まち財宝伝！～伝説の白鷺鏡を探せ！～」です。リアル宝探しとは、あらかじめ用意された謎を解き、得られた手がかりをもとに参加者に宝探ししてもらうイベントのことを言います。

出典：タカラッシュ「なかい里都まち財宝伝！～伝説の白鷺鏡を探せ！～」

宝探しイベントの魅力は、参加型かつゴールが明確に設定されていることです。宝を見つけるまでの過程も、コミュニケーションの場として楽しめます。エリアや謎、ストーリーの設定次第で中井町のように町おこしにも役立てられます。

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町おこしの一環として、ユニークベニューに取り組む自治体もあります。ユニークベニューとは、博物館や美術館、文化財などをイベントに活用する手法のことです。

東京都八王子市では、地域の建造物や文化財に触れてもらう一大イベント「八王子ユニークベニューショーケース」を開催しました。

出典：八王子観光コンベンション協会「八王子ユニークベニューショーケース」

参加者は代表的な観光地、高尾山で御護摩や和楽器を体験したり、特産品を使用したバーベキューを楽しんだりできます。オープンして間もない観光施設をレセプションパーティーの会場とすることで、今後の利用も促しています。

入社式も、重要な社内イベントの1つです。社内で企画するほか、航空会社「ANA」のように専門会社へ委託する方法もあります。ANAグループの2019年度合同入社式では、過去の事故やトラブルに絡めた安全の重要性を訴える社長メッセージのほか、「人財」の重要性や新事業の紹介も行われました。

入社式を専門会社に任せることで、会社の理念のみならずビジョンや魅力も伝わりやすい内容となります。

出典：ANA「2019年度ANAグループ合同入社式を開催しました！」

家族層をターゲットとしたイベントは、公共交通機関でも人気の企画です。JR東日本の横浜支社は、2021年に実際の車両に乗って洗浄の見学をしたり運転台操作や検査業務を体験したりできるイベントを開催しました。

出典：JR東日本「発見！車両センターの仕事をのぞいてみよう！in 鎌倉車両センター」

有料かつ午前・午後の部各15組の定員制としたことで、プレミアム感のある体験プログラムを提供しています。

ワークショップは自社の事業をアピールできる上、顧客にスタッフや会社への親しみをもってもらえるメリットがあります。ワークショップの種類は、ものづくり体験や討論会、アートなどさまざまです。

開催方法も多岐にわたり、たとえば足立区では「LIVEで実施！夏休みオンラインものづくり体験・工場見学会」と題してオンラインイベントが行われました。

出典：足立区「LIVEで実施！夏休みオンラインものづくり体験・工場見学会」

子ども向けのワークショップは、5つのコースでそれぞれ対象学年が異なっていることが特徴です。オンラインのため参加しやすく、自宅など慣れた環境で親子のコミュニケーションを取りながら楽しめます。

コロナ禍でリモートワークやオンラインセミナーが多く実施されたように、社内イベントもオンライン化が進みました。オンライン上でのイベント開催は、社員のみならず、組合員など普段は異なるオフィスで働く関係者とも交流の機会を得られることがメリットです。

住友電装労働組合は、組合員同士の交流機会としてオンライン型イベント「トレジャーコレクションONLINE」を開催しました。

出典：タカラッシュ「トレジャーコレクションONLINE」

「トレジャーコレクションONLINE」は、互いにコミュニケーションを取りつつ宝探しをするイベントです。遠隔地でも参加できるため、コロナ禍のコミュニケーションツールとしてチームの一体感を創出できます。

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イベントが成功するか否かは、企画の段階で決まります。「どのようなイベントを企画するか」のアイデア出しは、成功を左右する重要なポイントです。

ここでは、イベント企画を考える上で意識したいポイントを4つ紹介します。

まず決めるべき要素が、イベント開催の目的です。何のために、どのような結果を狙ってイベントを開催するのか目的を明確化しましょう。

たとえば新商品発売を目前に控えた企業の場合、新商品の認知拡大のためにイベントを行い、売上につなげることが目的です。企業の社内イベントや学校行事として行う場合は、コミュニケーションの場を設けることが目的と言えます。

最初に目的を明確化することで、ターゲットやイベントのメインコンテンツ決定にブレが生じにくくなります。

目的に関連付けて、イベントのターゲットを決めます。ターゲットを決めるときのポイントは、可能な限り細分化することです。たとえば女性のみではなく、「子育て中の30代女性」「社会人になって間もない20代女性」など、属性もあわせて設定します。

イベントの目的に合わせて性別や年齢のほか、職業や働き方、ライフスタイル、抱えている課題も考慮してターゲットを絞り込みます。同じ年齢の女性でも抱える課題やニーズは異なっているため、細分化せずにイベントを開催しても集客にはつながりにくいでしょう。ターゲットの細分化は、企画の趣旨を決めるために重要です。

イベントを成功に導くためには、大前提として効果的に集客できていることが求められます。集客に役立つ要素の1つが、参加者側へ明確なベネフィットを提供することです。イベント企画におけるベネフィットとは、参加することで得られるメリットをさします。

参加者側へ提供される主なベネフィットは、下記の通りです。

ベネフィットの効果を最大化するコツは、事前告知を徹底することです。イベント告知には必ずベネフィットを分かりやすい表記で加えて、より多くのターゲット層が興味をもってくれるように仕向けましょう。

イベント内容にオリジナルの要素を取り入れることも、ベネフィットの提供につながります。他社と同じ内容では、ターゲットにとって参加するメリットが少なくなります。

企画案そのものは、必ずしも0から生み出す必要はありません。たとえば同じ音楽イベントでも、主催者ごとにコンセプトやメイン企画が異なっており、それぞれに独自の魅力が備わっています。既存のイベントをベースにしつつ、自社にしか出せないオリジナリティで差別化を狙いましょう。

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イベントを企画するときは、いくつかの段階を踏んで準備を進める必要があります。企画内容によっては他社への外注や備品購入など予算・スケジュールの調整を行うこととなるため、入念に準備した上でイベントを開催しましょう。

ここでは、イベントの進め方を7ステップに分けて紹介します。

どのようなイベントにするかは、予算やスケジュールによって変わります。予算を決めるために整理すべき要素は、下記の通りです。

たとえば新規の顧客獲得を狙ったイベントの場合、KPIは新規リード数や新規商談化数などが挙げられます。KPIを決めるときのポイントは、可能な限り具体的な数値を設定して、上長が予算設定に納得できるようにすることです。

スケジュールは、告知用の動画やチラシを制作する工数、広告出稿の期間も考慮して決めます。開催形式によっては会場の手配に時間がかかる場合もあるため、予算とスケジュールはあわせて検討することが重要です。

事前に決めておいた目的・ターゲットを軸に、イベント内容を企画します。具体的に企画アイデアを練るとき、参考となる要素が季節感やトレンド感です。人気お笑い芸人や話題のスポーツ選手をゲストに呼ぶことも、トレンドを意識した企画の一種です。近年多くの業界から注目を集めているSDGsも、イベントに取り入れれば他社との差別化につながります。

季節イベントなら、来場者は「今だけだから」と参加を前向きに検討してくれます。イベントを開催する目的を意識しつつ、ターゲット目線になって特別感を楽しめる企画にすることが、成功のコツです。

日時や会場もターゲット次第で集客率を大きく左右する要素です。子育て中の女性をターゲットとしたイベントを開催する場合、子どもを保育園や幼稚園に預けられる時間帯が適しています。ファミリーイベントであれば、家族で参加しやすい土日や祝日の開催を検討しましょう。

イベント会場も、ターゲットや企画のテーマを考慮して選ぶことが重要です。サステナブルなイベントを開催するのであれば、環境へ配慮して電車などの公共交通機関でアクセスしやすい会場を選ぶとよいでしょう。オフラインイベントの場合、当日の天候も配慮したいポイントの1つです。雨天時は延期するのか、屋内会場で行うのかなど、代替案も用意します。

イベントの開催日時や会場が決まったら、告知方法を決めます。イベントの主な宣伝方法は、下記の通りです。

チラシやリーフレットなどの紙媒体は、近隣住民にイベント情報を告知しやすい方法です。インパクトのあるデザインに加えて、アクセス方法や開催日時が分かりやすいような内容にすることがポイントです。

ホームページやSNSは幅広いターゲットに宣伝できるメリットがあります。ただし、SNSはプラットフォームごとにユーザー層が異なるため、ターゲットに合ったサービスを選びましょう。

イベントの開催日時や会場などの概要が決まったら、準備を進めるメンバーをアサインします。各外注先への発注や、プログラム作成、広報活動など、担当者を決めて業務を割り振ることで、一人ひとりの負担を軽減できます。

開催準備を進めるときのポイントは、完璧を目指さないことです。万が一トラブルが発生したときのために、複数パターンのシミュレーションと対処法の検討も行いましょう。準備を進めるためのスケジュールも、余裕をもたせておくと安心です。

開催当日も、企画担当者にはイベント運営をはじめ多くの業務があります。予期せぬトラブルが生じる可能性もあるため、柔軟に対応できるように準備しましょう。

イベント当日に起こりやすいトラブルの例は、下記の通りです。

イベント開催時は周辺への配慮とともに、設備の状態も十分に確認しましょう。

イベント終了後は振り返りを行い、次回に生かすことが重要です。振り返りの方法は事前に設定したKPIをもとに判断したり、来場者にアンケートをとったりします。イベントは、単純に来場者が多ければ成功と判断できるものではありません。狙った効果を得られなければ、参加者が多くても費用対効果が低いと言えます。

振り返りを行うときのポイントは、可能な限り具体的な数値を出して評価することです。アンケートの満足度のパーセンテージや、前回開催時との来場者数比較、リピーター集客数など数値化できる項目は複数挙げられます。さまざまな視点からイベントを数値化して評価することで、イベント効果や次回の課題が明確になります。

イベント企画のアイデアが浮かばないときは、企画専門の会社にイベント内容を提案してもらう方法がおすすめです。

イベント会社に依頼すると、自社では思いつかなかったアイデアを得られたり、社外向けの場合は集客効果が高い企画を提案してもらえたりします。当日の運営サポートも依頼できるため、人手が足りないときも安心して開催できます。

企画会社を選ぶ際は、開催実績を見てどのような規模や内容で行ったのか確認しましょう。顧客の悩みをどのように解決したのか、得意とする分野は何かを調べて、自社との相性を確認することが大切です。

イベント企画では、主に関係者を対象にした社内向けイベントと、顧客・取引先を対象にした社外向けイベントがあります。イベントには社員旅行・宝探し・社員総会・周年記念行事などさまざまな種類があるため、ターゲットと目的を明確にした上で企画・実施しましょう。

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