イベント企画アイデア紹介！ポイントや進め方まで徹底解説

イベント企画の内容や目的は、社員・関係者を対象とする「社内向けイベント」、顧客や取引先を対象にした「社外向けイベント」かによって異なります。イベントにはさまざまな種類があるため、ターゲットや開催目的を明確にした上で、アイデア立案から準備、開催までの一連の業務を行うことが大切です。

 

当記事では、社内・社外向けのイベント企画のアイデアや事例、イベント企画を成功させるためのポイントを紹介します。イベント企画のアイデアが思い浮かばないという方や、成功の秘訣が知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

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イベント企画の目的は？

イベント企画とは、イベントのアイデア出しや準備、開催までの一連の業務を行うことです。イベントを企画する際は、内容を盛り込みすぎて本来の目的やターゲットから逸れることがないように、最初に目指すべきゴールや得たい効果を明確化する必要があります。

 

企画内容や目的は、社員や関係者を対象とする社内向けイベントと、顧客や取引先に参加してもらう社外向けイベントで、大きく異なります。

社内向けイベント

社内向けイベントは、主に社員や関係者の参加を想定しています。社員同士のコミュニケーション円滑化やモチベーションアップを目的としており、イベント内容によっては会社への理解を促す効果も期待できます。

 

下記は、社内イベントのアイデアを目的別にまとめたものです。

 

【目的別】社内イベントのアイデア例

社内のコミュニケーション促進が目的の場合、社員旅行など普段とは異なる環境で接したり、宝探しなど童心に帰って遊んだりできるイベント企画が最適です。

 

モチベーションアップを促したいときは、ラジオ体操やヨガで朝に交流する時間を設けるほか、他社社員や職場体験の児童など外部との関わりも役立ちます。自社の企業理念や方針をより深く理解してもらいたいときは、社員総会や表彰式で定期的に伝える方法がおすすめです。

社外向けイベント

社外イベントは、顧客や取引先に対するアピール手段の1つとして行われます。アピール内容や目的は大きく分けて「自社の認知度向上」「販売促進」「社会への貢献」の3種類です。

 

各目的の主なアイデア例は、下記の通りです。

 

【目的別】社外イベントのアイデア例

 

自社の認知度を向上させたい場合、記者会見などプレスリリースで直接的にアピールするほか、なんらかのイベントで間接的に関連性を伝える方法があります。販売促進も、取引先や幅広い顧客に直接アピールする商談会、商品プロモーションなどのほか、ファン層からの情報拡散を狙うプライベートショーなど手法はさまざまです。

 

近年は世界的にSDGs（持続可能な開発目標）への関心が高まっており、企業側も社会貢献の一環としてエコやチャリティーを取り入れたイベントを開催しています。

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イベント企画を成功させるためのポイント4つ

【ポイント1】イベント開催の目的を明確にする

イベントは「なぜ実施するのか」を最初に定めることが重要です。目的があいまいだと内容やターゲットがぶれやすく、成果につながりにくくなります。新商品の販促や社員交流など、狙う効果を具体化しておきましょう。

【ポイント2】ターゲットを決める

目的に沿って、想定する参加者層を細かく設定します。年齢や性別だけでなく、職業やライフスタイル、関心事などを具体化することで、より効果的な企画や告知方法を選べます。

【ポイント3】参加者側のベネフィットを考える

参加者に「このイベントに参加して良かった」と思ってもらうことが成功の条件です。限定グッズや特典、体験型プログラムなど具体的なメリットを設計しましょう。

【ポイント4】プランBを作っておく

どれだけ準備を整えても、天候不順や機材トラブルは起こり得ます。代替会場や進行プランなど、事前に「もしも」に備える体制を整えることが大切です。

 

イベントの進め方をステップごとに紹介

【STEP1】イベントの目的とそれに合うターゲットを定める

最初にイベントの目的を定め、その目的に適したターゲットを明確にします。たとえば「新商品の販促」であれば、商品に関心を持つ層を具体的に絞り込みます。目的と対象が結びつくことで、企画や告知方法にも一貫性が生まれます。

【STEP2】予算・スケジュールを設定する

目的とターゲットに沿った企画を実現するために、必要な予算とスケジュールを組みます。人件費や会場費などの基本費用に加え、広報や特典に必要なコストも考慮しましょう。

【STEP3】イベントを開催する日時・会場を決める

日時や会場は集客に直結する要素です。ターゲットが参加しやすい時間帯を選び、会場はアクセス性や設備を確認しておきましょう。屋外イベントでは天候リスクを考慮し、代替案を用意しておくことも成功のポイントです。

【STEP4】自社に合った集客手段で宣伝する

イベントの開催日時や会場が決まったら、告知方法を決めます。イベントの主な宣伝方法は、下記の通りです。

チラシやリーフレットなどの紙媒体は、近隣住民にイベント情報を告知しやすい方法です。インパクトのあるデザインに加えて、アクセス方法や開催日時が分かりやすいような内容にすることがポイントです。

 

ホームページやSNSは幅広いターゲットに宣伝できるメリットがあります。ただし、SNSはプラットフォームごとにユーザー層が異なるため、ターゲットに合ったサービスを選びましょう。

【STEP5】開催当日までの準備を進める

イベントの開催日時や会場などの概要が決まったら、準備を進めるメンバーをアサインします。各外注先への発注や、プログラム作成、広報活動など、担当者を決めて業務を割り振ることで、一人ひとりの負担を軽減できます。

 

開催準備を進めるときのポイントは、完璧を目指さないことです。万が一トラブルが発生したときのために、複数パターンのシミュレーションと対処法の検討も行いましょう。準備を進めるためのスケジュールも、余裕をもたせておくと安心です。

【STEP6】イベントを開催する

開催当日も、企画担当者にはイベント運営をはじめ多くの業務があります。予期せぬトラブルが生じる可能性もあるため、柔軟に対応できるように準備しましょう。

 

イベント当日に起こりやすいトラブルの例は、下記の通りです。

イベント開催時は周辺への配慮とともに、設備の状態も十分に確認しましょう。

【STEP7】イベント終了後の振り返りをする

イベント終了後は振り返りを行い、次回に生かすことが重要です。振り返りの方法は事前に設定したKPIをもとに判断したり、来場者にアンケートをとったりします。イベントは、単純に来場者が多ければ成功と判断できるものではありません。狙った効果を得られなければ、参加者が多くても費用対効果が低いと言えます。

 

振り返りを行うときのポイントは、可能な限り具体的な数値を出して評価することです。アンケートの満足度のパーセンテージや、前回開催時との来場者数比較、リピーター集客数など数値化できる項目は複数挙げられます。さまざまな視点からイベントを数値化して評価することで、イベント効果や次回の課題が明確になります。

 

イベント例10選をご紹介

謎解きイベント

参加者が謎を解く体験型企画。課題解決力の強化に役立ちます。

宝探しイベント

地域を舞台に、宝の地図を手にした参加者がエリア内に隠された宝箱を探し出す参加型企画。観光促進や地域活性化に効果的です。

街歩き型イベント

街を散策しながら探す形式。観光資源の再発見や回遊促進に最適です。

スポーツイベント

スポーツ好きな方やゲーム好きな方も楽しめるイベント。スポーツに関する文化・知識に触れることもできます。

ワークショップ

ものづくりや学びを体験する場。専門性やスキル向上の効果があります。

季節イベント

ハロウィンやクリスマスなど、季節感を活かした企画で盛り上げます。

オンラインイベント

場所を問わず参加できる形式。遠方の顧客や社員との接点拡大に有効です。

クイズ大会

知識や発想力を競うシンプルな形式。幅広い年代に人気があります。

フォトスポット企画

お宝を探して写真に残す！SNS拡散による宣伝効果を狙います。

脱出ゲーム

ストーリーに沿って課題を解決する体験型。非日常感を味わえるのが魅力です。

 

イベント企画のアイデア・事例を7つ紹介！

 

イベントは、企業や自治体、団体などが過去に開催した事例がいくつもあります。企画のアイデア出しで迷ったときは、過去に開催されたイベント事例を参考にしましょう。

 

ここでは、イベント企画で参考にしたい事例を7つ紹介します。

トヨタ博物館探偵事務所　タイムスリップ入団試験

世界的に有名な自動車メーカー「トヨタ」は、自社が運営する博物館で子ども向けの社外イベントを開催しています。リアル謎解きイベントの第1弾として、「トヨタ博物館探偵事務所　タイムスリップ入団試験」が2021年に開催されたことが始まりです。

出典：トヨタ博物館「トヨタ博物館探偵事務所　タイムスリップ入団試験」

 

イベント開催の目的は、入館者に自動車産業への関心を高めてもらうことです。同時に、繰り返し来館したくなるようなイベントを開催することで、年間パスポートの販売促進にも役立てています。

リアル宝探し「なかい里都まち財宝伝！」

神奈川県中井町が110周年記念事業の一環として行ったイベントが、リアル宝探し「なかい里都まち財宝伝！～伝説の白鷺鏡を探せ！～」です。リアル宝探しとは、あらかじめ用意された謎を解き、得られた手がかりをもとに参加者に宝探ししてもらうイベントのことを言います。

 

宝探しイベントの魅力は、参加型かつゴールが明確に設定されていることです。宝を見つけるまでの過程も、コミュニケーションの場として楽しめます。エリアや謎、ストーリーの設定次第で中井町のように町おこしにも役立てられます。

八王子ユニークベニューショーケース

町おこしの一環として、ユニークベニューに取り組む自治体もあります。ユニークベニューとは、博物館や美術館、文化財などをイベントに活用する手法のことです。

東京都八王子市では、地域の建造物や文化財に触れてもらう一大イベント「八王子ユニークベニューショーケース」を開催しました。

出典：八王子観光コンベンション協会「八王子ユニークベニューショーケース」

 

参加者は代表的な観光地、高尾山で御護摩や和楽器を体験したり、特産品を使用したバーベキューを楽しんだりできます。オープンして間もない観光施設をレセプションパーティーの会場とすることで、今後の利用も促しています。

ANAグループ入社式

入社式も、重要な社内イベントの1つです。社内で企画するほか、航空会社「ANA」のように専門会社へ委託する方法もあります。ANAグループの2019年度合同入社式では、過去の事故やトラブルに絡めた安全の重要性を訴える社長メッセージのほか、「人財」の重要性や新事業の紹介も行われました。

 

入社式を専門会社に任せることで、会社の理念のみならずビジョンや魅力も伝わりやすい内容となります。

出典：ANA「2019年度ANAグループ合同入社式を開催しました！」

発見！車両センターの仕事をのぞいてみよう！in 鎌倉車両センター

家族層をターゲットとしたイベントは、公共交通機関でも人気の企画です。JR東日本の横浜支社は、2021年に実際の車両に乗って洗浄の見学をしたり運転台操作や検査業務を体験したりできるイベントを開催しました。

出典：JR東日本「発見！車両センターの仕事をのぞいてみよう！in 鎌倉車両センター」

有料かつ午前・午後の部各15組の定員制としたことで、プレミアム感のある体験プログラムを提供しています。

LIVEで実施！夏休みオンラインものづくり体験・工場見学会

ワークショップは自社の事業をアピールできる上、顧客にスタッフや会社への親しみをもってもらえるメリットがあります。ワークショップの種類は、ものづくり体験や討論会、アートなどさまざまです。

 

開催方法も多岐にわたり、たとえば足立区では「LIVEで実施！夏休みオンラインものづくり体験・工場見学会」と題してオンラインイベントが行われました。

出典：足立区「LIVEで実施！夏休みオンラインものづくり体験・工場見学会」

 

子ども向けのワークショップは、5つのコースでそれぞれ対象学年が異なっていることが特徴です。オンラインのため参加しやすく、自宅など慣れた環境で親子のコミュニケーションを取りながら楽しめます。

オンライン型「トレジャーコレクションONLINE」

コロナ禍でリモートワークやオンラインセミナーが多く実施されたように、社内イベントもオンライン化が進みました。オンライン上でのイベント開催は、社員のみならず、組合員など普段は異なるオフィスで働く関係者とも交流の機会を得られることがメリットです。

 

住友電装労働組合は、組合員同士の交流機会としてオンライン型イベント「トレジャーコレクションONLINE」を開催しました。

 

「トレジャーコレクションONLINE」は、互いにコミュニケーションを取りつつ宝探しをするイベントです。遠隔地でも参加できるため、コロナ禍のコミュニケーションツールとしてチームの一体感を創出できます。

まとめ

イベント企画では、主に関係者を対象にした社内向けイベントと、顧客・取引先を対象にした社外向けイベントがあります。イベントには社員旅行・宝探し・社員総会・周年記念行事などさまざまな種類があるため、ターゲットと目的を明確にした上で企画・実施しましょう。

 

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